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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～④
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
ファシリテーターが活用するスキルと実践のポイント
それではファシリテーターの言動を具体的に紹介しましょう。会議には「会議前」「会議中」「会議後」でやるべきことがあります。
「会議前」は、議題や参加者についてよく理解します。どのような会議になるか予測しておくことが大変重要です。経験が浅いファシリテーターが最も困ることは、「会議中」に不測の事態が起こりファシリテーションが機能しなくなることです。
どのような会議も「全く同じ」ということはありません。時間の経過と共に生き物のように変化していきますので、プロセスの管理が最も難しいといえます。
経験を経て対処法が身につくものですが、どのような会議になりそうか、事前に想定しておくことはとても有効な準備です。「備えあれば憂いなし」。
ファシリテーションは、「参加者中心の話し合い」を重視します。予め結論を決めておいたり、参加者に押しつけることがないように注意しましょう。
円滑に話し合い時間内に終えるために、「会議進行表」をつくります。分刻みでは窮屈な会議進行になりますので、大まかな時間帯を設定して項目や注意点を時系列で書きます。
会議進行のシナリオとしても使います。会議の主旨に沿った机の配置や必要な道具なども準備します。会議に関する情報は、会議前に案内しておきましょう。
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～③
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
ファシリテーターの役割は、「中立的な立場で会議を運営し参加者の言動に効果的な影響を与えることにより、よい結論が出せるよう支援すること」です。最も活躍が期待されるのは、「問題を解決する会議」や「企画会議」などです。
どのような会議にもファシリテーターが必要か、活躍の場面があるかといえば、そうではありません。「情報伝達型の会議」のように、一方的に情報を伝える講話や方針説明会などは従来の司会者がいれば十分です。
しかし、今日ではこのような「情報伝達型」の会議は書面やメールで済ませたり、ビデオ会議のほうが経済的で効率がよいと判断されることが増えています。
会議を全て同じ扱いにせずに目的によって方法を変えることが重要です。
ファシリテーターという呼称は、一般的ではありません。しかし、従来の議長や司会者の中には、ファシリテーションのスキルを使っている人もいます。つまり、その人はファシリテーターといえます。
ファシリテーションを学ぶことで誰でも効果的な会議を運営することができるのです。
＜続く＞
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暑中お見舞い申し上げます
暑中お見舞い申し上げます。
いつも格別のお引き立てにあずかり、誠にありがとうございます。
連日の酷暑ですが、お客さま、お取引先さまにはご健勝のこととお慶び申し上げます。
お蔭様で独立22年目、法人化18期目を迎えることができました。激変するビジネス環境において、常に自問自答し多くの方々の知恵をお借りして仕事を続けてきました。
これまでの仕事で創り上げてきたノウハウ、常に新しい仕事に挑戦して変わり続けてきた自負があります。
生き続ける力とは、正に「変化に対応する力」と実感しています。
今後共なお一層ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
令和5年8月7日
株式会社メッツ・コンサルティング
代表取締役 新井陽二
「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～②
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
会議の問題とファシリテーション
しかし、実際にはそのような会議は多くありません。
○結論を出さない ○誰も意見を言わない ○新しい発想が生まれない ○話がまとまらない ○時間通りに終わらない、など「効果的でない会議」が実態です。
このような会議は、慣例的におこなわれており多くの参加者が問題を感じていますが、 「会議の工夫・改善」はほとんどおこなわれていません。
会議を進行する議長や司会者の責任もありますが、会社に入って、本来の「会議の進め方、参加の仕方」を学ばない、学ぶ機会がないことも原因です。
会議の在り方、進め方は、過去の踏襲や長年の慣習によって成り立っています。社内での会議は閉鎖的な側面もありますので独特な習慣ができます。
社外の会議に参加すると社内会議との違いに気づくことも多いでしょう。
独特な習慣が効果的であれば問題ありませんが、非効果的であれば「会議改革」の必要があります。
しかし、新メンバーは、先輩社員を見習い、その会議の慣習を学ぶことで「仲間として」受け入れられるので新メンバー発の「会議改革」はとても難しいことです。
ベテランメンバーは、自分が学んできた会議の進め方を守り、メンバーを指導、啓発する役割を果たすので、やはり内部からの改革は期待できません。
自分を中心として進んでいる会議を自ら変えたいと思う者は、多くないでしょう。むしろ自分の考え方ややり方に合わせるよう、メンバーに注意、指導することに注力します。
その会議では、自分の結論を会議の結論としたいと考えているからです。
会議の重要性が注目されることで、「ファシリテーション」が発展しました。ファシリテーションには、「促進」や「容易」という意味があります。ファシリテーションによって、参加者が安心して気分よく自由な話し合いができます。
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～①
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
会議のない会社はないでしょう。会議とは「関係者が集まり議題について活発な情報交換を行い、限られた時間で結論を出す話し合い。」と定義します。
あなたの会社では、どのような会議をしていますか？これまでの会社経営、会社員人生で、「会議とは、何か？」考えたことがあるでしょうか。
本当に参加すべき人が参加してますか？その議題は、会議で議論すべき議題ですか？活発に情報交換してますか？予定の時間内で終えていますか？よい結論が出ていますか？
定義通りの会議で、よい結論を出し、早く実行すれば、会社は必ずよくなるはずです。
今すぐ、「会議改革」を始めましょう。
＜続く＞
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