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今、部下に何を言う？
本日、政府から「新型コロナウィルス緊急事態宣言」の全面解除が発表されました。
緊急事態宣言によって、マイナスの影響を受けていた業種や会社も多いと思います。一時的なものか分かりませんが、とりあえず10月1日から制限が緩和されます。
宣言下では営業活動もままならず、集客も難しく、部下も不安でモチベーションは下がりっぱなしでは、ありませんか。
自粛期間も長かったので、職場はあきらめムードが日常化しているかも知れません。今回の宣言解除をきっかけに、意識的に気持ちを上げるリーダーシップ行動をしましょう。
今、部下に何を言いますか？
職場のマネジメントには、「演出」が必要な時があります。それが、「有事」です。リーダー自ら自分を鼓舞し、元気のある姿を部下に見せましょう。
宣言解除が表明されたことは、事実です。１つの事実から、次に起こる「よいこと」を想定しましょう。１つのよいことから連想して、次にどんなよいことが起こりそうですか？そして、次は？
職場のメンバーと「よいこと連想ゲーム」をしましょう。部下にどんどん、質問します。
「ついに、緊急事態宣言の解除が決まったね。」「緊急事態宣言が解除されたら、どうなる？」「そうだね！」「そうなったら、次はどうなる？」「それは、いいね！」「そしたら、次はどうなるの？」「いいねぇ！」
先のことはわかりません。しかし、よいことを想像すれば元気が出るし、行動を続ければ必ず事態は好転するものです。
今、職場のリーダーは、黙っていてはいけません。職場で部下と前向きな話をしましょう。
こんなことが、今、必要な実践的なリーダーシップなのです。あきらめることは、いつでもできます。
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下期目標達成の準備は、できていますか？～目標達成の方法(6)～
「職場の業務改善」を進めることで、上期よりも効率的（もっと早くミスなく！）に業務を進め、生産性（もっとたくさん！）が高まれば、下期は目標達成できます。
●業務改善は、以下の要領で進めます。
（１）業務改善を意思決定する。
実績は業務遂行の結果です。実績が上がらない原因の一つは、業務設計（業務の進め方）にあります。
職場では、業務にムダがあったり、手続きが複雑で時間が掛かる、標準化していないので特定の熟練した社員しかできない、など業務そのものに問題があり、目標達成を阻んでいます。業務は、どのように改善したらよいでしょうか。
まず管理者が、決める。業務改善は、管理者が指示しない限り、現場の判断で部下が勝手にやることはできません。
だから、管理者が、権限を行使して。「業務を改善する」と意思決定し、改善を指示し、結果に責任をもつ必要があるのです。
予め、その考えがあれば、下期事業計画に盛り込み、計画的に進めましょう。
問題意識の高い現場の社員は、業務報告や提案で「業務改善」の必要性を訴えるでしょう。それは、管理者にとって目標達成法の参考になるので積極的に検討しましょう。
本来は業務管理をしている管理者が、目標と実績の差異を分析して「業務」に原因があるのなら、「改善」に取り組む必要があります。
（２）業務管理のツールを、「管理」と「改善」の両方につかう。
下期目標達成の準備で、「下期事業計画」ができているはずです。「事業計画」の前提は、「資源の洗い出し」と「課業一覧表」です。
職場の目標達成のために、「誰に」「何を」させるのか、決めているはずです。「業務改善」とは、「何を＝業務」の改善です。
１．「課業一覧表」から、「改善すべき業務」を選びましょう。判断指標は次の通りです。①ミスが多い②時間がかかる③量が多い④成果が出ていない⑤顧客・他部署・取引先の評価が低い⑥目標達成に対する貢献度合が高い。
２．これらの指標から判断し、改善の見込みがある業務を選びましょう。管理者であっても業務の詳細に精通しているとは限りませんので、監督者やベテラン業務担当者と話し合う（会議）ことも有効です。
３．「改善すべき業務」が決まったら、「改善テーマ（課題）」を決めます。判断指標から「業務」を選んでいるので、①②③④⑤が個別業務の改善目標になります。
４．「業務改善」の進め方は、「課題解決の進め方」と一緒です。「なぜ」で原因分析し、「どうしたら」で改善手段を検討します。
「分析手法」や「アイデアの発想法」、「情報のまとめ方」は、さまざまなノウハウが一般化されていますので、ネット検索してください。
「業務改善」と「課題解決」の関係は、次の通りです。職場の課題の一つが「業務」です。
業務の効率悪く、生産性が低い＝業務の課題。業務が効率化し、生産性が向上する＝改善目標。業務改善の方法＝課題解決策。業務が改善した＝課題解決。
改善すべき業務の「原因分析」と「手段の究明」のためには、「業務の性質」を理解しておく必要があります。
次回は、「業務の性質」について。
《続く》
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ファシリテーションとよい会議の本質。
先日のファシリテーションに関するブログは、閲覧者が増えました。興味を持たれた方が多いようなので追加します。
私の研修は、実際の会議を想定した「会議演習」でファシリテーションを体験を通して学ぶプログラムです。研修後の実践を前提としているからです。
さまざまな気づきを得られるように「仕掛け」をしています。
多くのファシリテーション研修が、ファシリテーターの養成を目的として、会議進行の技術を学ぶと思います。ファシリテーターによって会議は飛躍的に改善されます。
研修に参加することでファシリテーションは十分学べます。しかし、その先の学びは、「ファシリテーションの限界と会議の本質」です。ファシリテーションも万能ではない、ということを学びましょう。
※本番の会議では、思うようにいかないことがたくさんあります。その原因の多くは、「参加者の言動」に対する対応です。
会議は、「民主的な意思決定の場」なのでとても重要です。だから、ファシリテーター養成のニーズがあり、ファシリテーターに対する期待も大きいです。
よい会議の本質は、実は「参加者の質」にあります。
ファシリテーターの会議の知識と進行のスキルによって、「何とかする」ことはできますが、よい会議には、そもそもよい参加者を集めることが重要なのです。
「重要な意思決定をする会議」では、参加者を厳選することをお勧めします。または、「会議の参加の仕方」を教育してから参加させることが重要です。
※会議が始まってしまえば、ファシリテーターが参加者を「統制」することは大変困難です。
こういった条件を整えることで、ファシリテーターは本来の役割を十分に果たし、会議を成功に導くことができるのです。
以上
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下期目標達成の準備は、できていますか？～目標達成の方法(5)～
現在、9月21日（火）。上期の実績は、ほぼ確定しているでしょう。下期の体制は固まっていますか？
下期の目標は上期ショート分上乗せで＋α。職場の体制（部下の数）は現状維持、または削減と仮定します。
つまり、下期は上期より厳しい状況です。上期目標達成の職場でも、安心できません。「有事」ですから、下期にどのような変化が起こるかわかりません。
下期目標達成のために、次の方法を検討しましょう。
【第三回】業務を改善、改革すれば、目標は達成できる。
業務の改善と改革です。下期の体制が縮小しても、「業務」を見直すことで目標達成できます。体制が現状維持でも、「業務」を見直すことで、上期より多くの業務を処理できるので目標達成できます。
●「仕事の改善･改革」とは、業務を効率化し、生産性を向上させることで目標を達成する方法です。
「改善」と「改革」とは、現状の業務を「変える」という点では同じです。「改善」とは、既存の業務を創意工夫によって、もっとよい業務に変える取組みです。
「改革」とは、業務全体を根底から見直して新しい仕組みに変える取組みです。見直しによって、業務を削減することも含みます。
「改善」と「改革」では、「変える」範囲や規模、時間、体制への影響、目標に対する成果などが違います。
「改革」は、多くの関係者との交渉や説得が必要になりますが、大きな成果が見込めます。
●「業務改善」による成果。
限られた部下で目標を達成するために、現状の業務効率を上げて生産性を高めましょう。
例えば、5名分の業務を3人で処理するには、どうしたらよいでしょうか？または、5名で7名分の業務を処理するには、どうしたらよいでしょうか？
例えば、2名分の業務を3名の残業で補う方法は、創意工夫ではありません。「働き方改革」、残業代の支出、モチベーションの観点からも問題があります。
管理者であるあなたが、2名分の業務を担当する方法も、お勧めできません。それは、一時的な緊急時の対策としては有効ですが、ルーティン化することはできません。
職場の責任者であるあなたには、職場内の業務を改善する（変える）権限が与えられています。
次回は、「業務改善」の方法について。
《続く》
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仕事を管理すれば、職場の目標が達成する（まとめ）
これまで書いてきた～目標達成の方法(1)(2)(3)(4)～は、「仕事の管理」の内容です。職場は、職務遂行の場であり、職務を通して職場の目標を達成します。あなたが、その職務を管理できれば職場の目標が達成できる、ということです。
●「仕事の管理」とは、仕事の計画を立て、部下に仕事を割当て、指示し、進捗を管理することです。
注意点！ 「仕事の管理」は、管理者の役割なので権限が与えられています。下期は、積極的に仕事を管理して目標達成を目指しましょう。
「仕事の管理」は、目標達成法のカテゴリーの一つにすぎません。まだまだ目標達成の方法はあります。どの方法が、自分の職場の目標達成に有効か、自分で判断して早く実行しましょう。
準備期間は、残り11日です。
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